Co sprawdzić jako pierwsze podczas oglądania sali weselnej?
Na start liczą się trzy rzeczy: dostępność terminu, stan techniczny i dopasowanie stylu miejsca.
Warto ocenić ogólne wrażenie po wejściu, czystość, zapach, oświetlenie i wentylację. Dobrze zwrócić uwagę na łatwość dojazdu i oznakowanie terenu. Poproś o potwierdzenie zgodności obiektu z przepisami dostosowania architektonicznego oraz opis wyposażenia dla osób z niepełnosprawnościami wraz ze zdjęciami i wymiarami udogodnień. Przydatne bywa sprawdzenie planu B w razie złej pogody, zwłaszcza jeśli ogród lub taras są częścią scenariusza.
Jak ocenić układ i pojemność sali względem liczby gości?
Poproś o rysunek sali bankietowej z wymiarami oraz przykładowe ustawienia stołów z podanymi szerokościami przejść i kalkulacją realnej liczby miejsc.
Same metry kwadratowe nie mówią wszystkiego. Ważna jest szerokość przejść między stołami oraz odległość parkietu od sceny. Warto pytać o rekomendowane ustawienia stołów dla Waszej liczby gości. Dobrze ocenić miejsce na fotobudkę, strefę chillout i kącik dla dzieci. Pomocne są rysunki ustawień lub zdjęcia z podobnych przyjęć. Zwraca uwagę wysokość sali i rozmieszczenie kolumn, które mogą ograniczać widoczność.
Na co zwrócić uwagę w kwestii akustyki i nagłośnienia?
Liczy się akustyka sali weselnej, rozmieszczenie głośników i możliwości techniczne dla zespołu lub DJ-a.
Wysokie sufity i twarde powierzchnie potrafią wzmacniać pogłos. Dobrze zapytać o zasłony, wykładzinę lub panele, które poprawiają brzmienie. Poproś o konkretne wartości limitu głośności w decybelach oraz precyzyjne godziny ciszy nocnej. Poproś o szczegółowy rider techniczny z informacją o dostępnej mocy, liczbie obwodów, typach gniazd i możliwości podłączenia agregatu oraz wyznaczonym miejscu na stanowisko muzyczne. Warto sprawdzić, czy istnieje spokojniejsza strefa dla seniorów i dzieci, z dala od głośników.
Co sprawdzić w zapleczu kuchennym i serwisie cateringowym?
Wymagaj przedstawienia dokumentów potwierdzających standard higieny, na przykład protokołów kontroli sanepidu lub deklaracji systemu HACCP oraz opisu procedur serwisowych.
Dobrze poznać proces serwisu, liczbę osób w obsłudze i czas podania głównych posiłków. Warto zapytać o opcje dla wegan, alergików i dzieci, a także o degustację menu. Istotne są zasady wniesienia alkoholu, tortu i słodkiego stołu. Przydatne bywa sprawdzenie zaplecza do przechowywania produktów oraz miejsc na bufety i kawę. Harmonogram uzupełniania napojów i sprzątania stołów wpływa na komfort gości.
Jak zweryfikować dostępność parkingu i komunikację dla gości?
Liczą się liczba miejsc, ich standard oraz bezpieczeństwo i dojazd innymi środkami transportu.
Warto ocenić oświetlenie, nawierzchnię i odległość od wejścia. Przydają się wyznaczone miejsca dla autokaru i strefa krótkiego postoju do wysadzania gości. Istotna jest obecność miejsc dla osób z niepełnosprawnościami. Pomocna bywa informacja o możliwości zamówienia transportu zbiorowego i o najbliższych przystankach. Coraz częściej pojawia się pytanie o miejsca dla rowerów i ładowanie aut elektrycznych.
Jakie ograniczenia dekoracyjne i logistyczne warto omówić?
Warto znać zasady dotyczące ognia, konfetti, montażu i godzin pracy ekip.
Często pojawiają się ograniczenia dla świec, zimnych ogni i sztucznych płatków. Dobrze doprecyzować, gdzie wolno coś wieszać i jakich taśm można użyć, aby nie uszkodzić ścian. Istotne są godziny montażu i demontażu dekoracji oraz dostęp do windy czy zaplecza. Trzeba pamiętać o drogach ewakuacyjnych i ich nieprzesłanianiu. W przypadku cięższych instalacji warto zapytać o udźwig i punkty kotwienia.
Jakie dokumenty i warunki umowy należy poprosić na miejscu?
Wymagaj, aby wzór umowy i regulamin zawierały postanowienia dotyczące przetwarzania danych osobowych gości, wskazanie podstawy prawnej oraz link lub informację o polityce prywatności.
W dokumentach powinny znaleźć się godziny dostępności sali i ewentualna cisza nocna. Ustal i wpisz do umowy konkretne terminy potwierdzenia liczby gości, zasady rozliczeń przy zmianie liczby oraz warunki i koszty rezygnacji. Dobrze mieć spis opłat dodatkowych, jak przedłużenie pracy obsługi czy wynajem dodatkowych przestrzeni. Wymagaj w umowie zapisu o posiadaniu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wraz z określeniem zakresu i limitów sum ubezpieczenia. Pomocny bywa protokół zdawczo-odbiorczy przed i po wydarzeniu.
Na co umówić kolejne kroki po pierwszej wizycie w sali weselnej?
Najczęściej plan obejmuje rezerwację wstępną, termin degustacji i doprecyzowanie technikaliów z podwykonawcami.
Warto ustalić datę degustacji menu i spotkanie z koordynatorem. Przydatna jest wizja lokalna z zespołem lub DJ-em oraz fotografem i dekoratorem. Dobrze uzgodnić orientacyjny harmonogram dnia, w tym godziny przyjazdu ekip i czas montażu. Pomocne bywa zaplanowanie drugiej wizyty bliżej terminu, aby zweryfikować układ stołów i szczegóły logistyki. Po ustaleniach pojawia się termin na podpisanie umowy i potwierdzenie liczby gości.
Dobrze przygotowana wizyta pozwala ocenić salę nie tylko oczami, lecz także przez pryzmat komfortu, logistyki i ryzyk. Jasne zasady i konkretne ustalenia oszczędzają stres w dniu ślubu. To inwestycja w spokój, jakość i doświadczenie gości, a także w zgodność miejsca z Waszą wizją.
